Informationslogistik


Vorbemerkung

Die nachstehenden Erläuterungen stammen aus meiner Zeit als Wissensmanager. Es geht also vorrangig um die Informationsverarbeitung durch Personen. Das ist nach meiner Auffassung weiterhin eminent wichtig. Aktivitäten unter der Überschrift "digitale Transformation" verschieben den Fokus zwar zusehends in Richtung der "Maschinen", aus der Vergangenheit zu lernen hat aber noch nie geschadet ... Los geht's!

Informationslogistik - ein ungewohnter Begriff, und dabei so treffend und wichtig ... Die gängige Beschreibung lautet: Die richtige Information zur richtigen Zeit am richtigen Ort. Meine Erfahrung sagt: Das ist schnell gefordert, die Praxis sieht allerdings anders aus. Informationen sind oftmals schwer auffindbar oder veraltet / widersprüchlich, landen an der falschen Adresse, werden missverstanden ... die Liste der Probleme ist lang. Die Verärgerung der Beteiligten ist allgegenwärtig, substantielle Gegenmaßnahmen sind rar. Das hat mich zu der zentralen Frage geführt: Gibt es vielleicht eine erkennbare, gemeinsame Ursache und damit einen Ansatz für Lösungsstrategien? Wenn Sie mögen, begleiten Sie mich bei meinen Gedankengängen zum Thema ...

Viele kümmern sich bereits um Informationsmanagement, dringen aber meines Erachtens nicht bis zum Kern vor. Die IT-Abteilung stellt Infrastrukturen, Schutz und Service zur Verfügung und die Geschäftsführung kauft Software, initiiert workshops zur Prozessverbesserung, bewilligt Schulungen. Dennoch klemmt "irgendwie immer noch etwas". Ich schlage eine zweistufige Vorgehensweise vor, um die Mängel zu beheben. Wir beginnen mit einer präziseren Definition der Ziele und Begriffe der "Informations-Logistik". Dann kümmern wir uns um diejenigen, die täglich handeln und entscheiden müssen - die Fachkräfte für Informationen. Diesen Personen ein besseres (Gesamt-) Verständnis zu vermitteln, wird direkt zu Effizienzsteigerungen bei den vielfältigen täglichen Informationshandlungen führen.

Kontext

Informationen werden erzeugt, benannt, identifiziert, geprüft, geordnet, zugeordnet, gelagert, kommissioniert, verpackt, versandt usw.. Die granulare Benennung der Aufgaben unserer Informations-Fachkräfte schafft die konkreten Ansatzpunkte für Verbesserungen. Hierzu wurden bewusst Begriffe der Lagerlogistik genutzt. Die Ausbildung einer Fachkraft für Lagerlogistik dauert drei Jahre. Bei einer Fachkraft für Informationen geht man offenbar davon aus, dass sie vieles aus sich heraus kann. Zumindest gibt es keine zugehörige dreijährige Ausbildung (mit Ausnahme der Bibliothekare). Und wir reden über mehr als das Ausfüllen von Masken eines Warenwirtschaftssystems, das Korrigieren von Word-Dokumenten oder den Versand von E-Mails. Wir reden von Interaktion und Kooperation im Unternehmen auf Basis von Informationen, die sich nicht in Schemata, Datenbanken und Übertragungsprotokolle pressen lassen. Letztlich über das, was die menschliche Seite des Arbeitslebens ausmacht: Das Lösen von Sonderfällen, Reaktionen auf Abweichungen, die Durchführung von Projekten. Angesichts des Stellenwerts dieser Aufgaben für eine Industriegesellschaft finde ich den geringen Stellenwert der Informationslogistik bedauerlich. Gerne lasse ich Sie an meinen weiteren Gedanken teilhaben und lade Sie zur Diskussion ein ...

Begriffliche Abgrenzung

Informationslogistik umfasst im Wesentlichen das Erzeugen, Steuern und Optimieren von Informationen. Sie funktioniert nur auf Basis von Infrastrukturen und durch Zuweisung von Ressourcen, gesamthaft "Informationsmanagement" genannt. Nach meiner Auffassung sind einige Abgrenzungen erforderlich, um das Thema einzuordnen. Dazu kommen eine (zielführende) Komplexitätsreduzierung sowie hilfreiche Analogiebildungen für ein weitgehend gemeinsames Verständnis.

Innerhalb des Informationsmanagements gibt es die Teilmengen personenbezogenes und prozessbezogenes Informationsmanagement. Diese Begriffe kommen unserem Verständnis nahe, jedoch gibt es bei der täglichen Arbeit einer Informations-Fachkraft kein Management, kein "manum agere" (= an der Hand führen). Vielmehr hat diese ihre Aufgaben auf Basis eigener Kenntnisse zu erledigen! Die Begriffe der Lagerlogistik (siehe die Vorbemerkung) treffen die Sachverhalte deutlicher, weisen sie doch klar auf die jeweils auszuführende Tätigkeit hin.

Komplexitätsreduktion

Nachfolgende einige Aussagen zur Frage, über welche Informationen oder Art von Informationen wir reden - bzw. worüber wir nicht reden:

  • "Unsere" Informationslogistik soll der Erreichung von Unternehmenszielen dienen. Dies geschieht durch Unterstützung von Handlungen und Entscheidungen.
  • Es geht um reproduzierbare Informationen (Daten, Schriftstücke, Fotos) und nicht um Wissen (in den Köpfen der Menschen).
  • Problematische sind dabei schwach strukturierte Informationen, bspw. Berichte und Verfahrensanweisungen.
  • Informationen beziehen sich auf Gegenstände ("20 Schrauben der Größe M8"), Abläufe ("wenn ... dann") oder Informationen selbst (sogenannte Metadaten, "nur gültig bis ..."). Nebenbei: Mit den genannten Beispielen steigt der Abstraktionsgrad und dies stellt wachsende Forderungen an die Informations-Fachkraft.

Analogiebildung

Nachdem wir die Art der in Rede stehenden Informationen beschrieben und eingegrenzt haben, kommen wir zum Begriffsteil "Logistik". Hier sprechen wir über Handlungen und wir können uns stark an den Aufgaben der Lagerlogistik orientieren. Wie in der Vorbemerkung beschrieben, werden Informationen erzeugt, benannt, identifiziert, geprüft, geordnet, zugeordnet, gelagert, kommissioniert, verpackt, versandt usw.

Sinngemäß können wir auch Anleihen aus weiteren Disziplinen nehmen:

  • Personallogistik ("Informationen schützen")
  • Beschaffungslogistik ("Informationen kaufen")
  • Produktionslogistik ("Informationen duplizieren")
  • Verpackungslogistik ("Informationen verschlüsseln")
  • Kontraktlogistik ("Informationen validieren")
  • Transportlogistik ("Informationen quittieren")
  • Distributionslogistik ("Informationen versionieren")
  • Entsorgungslogistik ("Informationen löschen")
  • Ersatzteillogistik ("Informationen sichern")

Grundlagen

Ziel der Informationslogistik ist es, handelnde Personen bei ihren Informations-Aufgaben zu unterstützen und somit Wertschöpfung zu ermöglichen. Elemente, Zusammenhänge und Abläufe der Informationslogistik können unter sehr verschiedenen Aspekten betrachtet werden:

  • Welcher Bearbeitungsschritt, welche Handlung oder welche Entscheidung soll mit Informationen versorgt werden?
  • Wer treibt den Informationsfluss?
  • Wird die Information zugeführt (Produktionsmenge, Unwetterwarnung) oder abgerufen (Liefertermin, Vertriebshandbuch)?
  • Welche Art von Information wird bereitgestellt bzw. benötigt?
    • Stark strukturierte Informationen zu Objekten (Bestellnummer), zu Vorgängen (Montageanweisung), zu übergeordneten Themen (Organigramm) usw. oder
    • schwach strukturierte Informationen (Produktfotos, Ergebnisprotokolle ...)?
  • Ist der Informationsinhalt relevant für die Aufgabenstellung, die Handlung, den Bearbeitungsschritt?
  • Welches ist der richtige Lieferzeitpunkt und der richtige Lieferort für ein Informationsobjekt?
  • Mit welchem Hilfsmittel bzw. Medium wird die Information zur Verfügung gestellt?
  • Erfüllt die gelieferte Information Qualitätsanforderungen nach Eindeutigkeit, Aktualität, Verständlichkeit, Verlässlichkeit etc.?
  • usw.

Spätestens an dieser Stelle wird deutlich, warum es auf simple tägliche Fragen ("warum haben unsere Außendienstmitarbeiter keine einheitlichen Kundenmappen?" etc.) keine einfachen Antworten gibt. Nachfolgend der Versuch einer geordneten Darstellung ...

Fallunterscheidung

Wie vor beschrieben kümmern wir uns um Informationslogistik zur Ermöglichung von "Kopf-Arbeit". Stichworte: Kooperation / Kollaboration im Unternehmen, KnowHow-Sicherung und ~Transfer, flexible WorkFlows, Social Media ... Eine alternative Bezeichnung wäre "qualitative" Informationslogistik.

Umgekehrt klammern wir Informationslogistik zur Ermöglichung "Automatisierter Arbeit" aus. Stichworte: Güterlogistik, ERP- und PPS-Systeme, starre WorkFlows / Algorithmen ... Eine alternative Bezeichnung wäre "quantitative" Informationslogistik.

Somit formulieren wir zusammenfassend ...
"Informationslogistik umfasst alle Maßnahmen zur bedarfsgerechten Versorgung einer Person mit Informationen zur Bearbeitung eines wertschöpfenden Vorgangs".
Hierzu gehören:

  • Vorauseilende Maßnahmen (bspw. Ordnung und Bereitstellung vorhandener Informationen)
  • Begleitende Maßnahmen (bspw. Kommunikation von Randbedingungen, Arbeitsanweisungen etc.)
  • Nacheilende Maßnahmen (bspw. Speicherung neu gewonnener Informationen für den nächsten Vorgang)

Vorgänge = Aufgaben mit Handlungen / Entscheidungen

Nachdem wir Handlungen und Entscheidungen in den Mittelpunkt unserer Betrachtungen gestellt haben, können die zugehörigen Aufgaben der Informationslogistik formuliert werden. Dies sind im Wesentlichen:

  • Die Identifikation von Informationsobjekten, deren Benennung, Klassifizierung und Ordnung sowie die Bereitstellung zugehöriger Inhalte
  • Die Identifikation von Informationsträgern (Personen, Datenbanken, Artefakte)
  • Die Identifikation des Informationsbedarfs, orientiert am jeweiligen Vorgang (Stichwort: Prozessorientiertes Wissensmanagement)
  • Die geordnete Kommunikation der Informationsobjekte

Im weiteren Sinne des Informationsmanagements kommen hinzu:

  • Die Sicherung der Qualität der Inhalte
  • Die Schaffung organisatorischer Voraussetzungen (Schulung der Anwender, Bereitstellung der Technik etc.)

Bei der Durchführung eines Vorgangs (Planung eines Bearbeitungsschritts, Erledigung einer operativen Aufgabe oder Treffen einer Entscheidung) verschwimmen die Grenzen zwischen informationsbasierten und wissensbasierten Handlungen - übrigens eine stetige Quelle für Missverständnisse und Fehler in Unternehmen:

  • Feststellung des Informationsbedarfs
  • Suche nach relevanten Inhalten
  • Speicherung, Verteilung, Bereitstellung der Information
  • Kombination mit Erlerntem / Erfahrenem
  • Anwendung der Informationen, Durchführung der Handlung
  • Erzeugung neuer Informationen und deren Weitergabe

Um die genannten Handlungen und Entscheidungen effektiv und effizient auszuführen, ist Informationskompetenz der Anwender erforderlich. Mein Bestreben als Ingenieurdienstleister ist, diese zu fördern. In den vorigen Abschnitten sollte mindestens ein angemessenes Bewusstsein für den Umfang dieser Aufgabe geweckt sein.

Mehr zum Thema

Auf den Seiten des Deutschen Bibliotheksverbands findet sich gutes Material zum Thema Informationskompetenz.

Vertiefende Erläuterungen zum Thema hat ebenso die Gruppe "Projektwissensmanagement" der Deutschen Gesellschaft für Projektmanagement e.V." erarbeitet.

Fortsetzung folgt ...



ZURÜCK